Im Allgemeinen versteht man unter einem Arbeitszimmer einen Raum, wo berufliche Tätigkeiten ausgeübt werden, aus denen Einkommen erzielt wird. Eine rechtliche Definition für ein häusliches Arbeitszimmer gibt es nicht, so dass auf die Grundsätze zurück gegriffen werden muss, die durch die höchstrichterliche Rechtssprechung entstanden sind. Das hauptsächliche Indiz für ein häusliches Arbeitszimmer ist die Tatsache, dass es von der Ausstattung her nur für die Erledigung beruflicher oder betrieblicher Aufgaben geeignet ist. Der zweite markante Punkt ist, dass es unmittelbar in das räumliche Umfeld des Haushalts eingebunden sein muss.
Die Finanzämter stellen dabei immer darauf ab, dass es sich um einen abgeschlossenen Raum handeln muss. Ist das der Fall, werden die darauf entfallenden Kosten als Werbungskosten bzw. bei einem Selbstständigen oder Freiberufler als Betriebsausgaben anerkannt. Trotz aller sich in der Rechtssprechung abzeichnenden Tendenzen sind davon diejenigen noch benachteiligt, die beispielsweise über Telearbeitsplätze das komplette Einkommen von zu Hause aus erzielen, ihren Schreibtisch aber beispielsweise im Wohnzimmer, im Flur oder im Schlafzimmer stehen haben. Hier ist die 'ausschließliche' betriebliche bzw. berufliche Nutzung nicht gegeben.
Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer können in verschiedener Form steuerlich geltend gemacht werden. Dabei ist in die Kosten der Ausstattung und die Kosten des laufenden Betriebs zu unterscheiden. Bei der Ausstattung sind die Regelungen des Steuerrechts zu beachten, nach denen differenziert wird, was sofort komplett in den Betriebsausgaben erfasst werden kann, und was auf Grund eines hohen Werts über Abschreibungen berücksichtigt werden kann. Zu den typischen Einrichtungen für ein häusliches Arbeitszimmer zählen neben einem Schreibtisch nebst Stuhl auch Kommunikationstechnik sowie ein PC sowie Aktenschränke.
Zu den Kosten der Unterhaltung wird für ein häusliches Arbeitszimmer nicht nur die anteilige Miete berücksichtigt. Auch Kosten der Versicherung, Betriebskosten, Heizkosten und Stromkosten können anteilig für das Arbeitszimmer mit berücksichtigt werden. Wird ein Telefon- oder Internetanschluss privat und beruflich genutzt, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Bei demjenigen, bei dem die berufliche Nutzung überwiegt, lohnt sich der Nachweis, in welchem Anteil die berufliche Nutzung erfolgt. Er ist einmalig über drei Monate nachzuweisen.
Eine Trendwende bei der Mischnutzung für ein häusliches Arbeitszimmer hat mit dem Urteil 10 K 4126/09 des Finanzgerichts Köln aus dem Jahr 2011 eingesetzt. Dort wurde eine steuerliche Anerkennung auch dann als rechtens anerkannt, wenn der Anteil der privaten Nutzung mehr als zehn Prozent beträgt. Das galt vorher als Grenzwert, dessen Überschreitung die Anerkennung als häusliches Arbeitszimmer ausgeschlossen hat. In eine ähnliche Richtung geht auch ein Beschluss des Bundesfinanzhofs, der im September 2009 ergangen ist.
Wer die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen möchte, der muss beim Finanzamt einen Grundriss der Wohnung oder des Hauses einreichen, in dem das Arbeitszimmer markiert ist. Außerdem ist eine Berechnung mit einzureichen, aus dem der prozentuale Anteil des Arbeitszimmers an der gesamten Nutzfläche/Wohnfläche hervor geht.
