Arbeitnehmer haben die Möglichkeit Telefonkosten als Werbungskosten abzuziehen, sofern diese aus beruflicher Veranlassung entstanden sind. Als Alternative kann auch eine Kostenerstattung durch den Arbeitnehmer erfolgen. Wichtig dabei ist, dass der berufliche Nutzungsanteil immer nachgewiesen werden muss. Dabei wurde der Nachweis zum 01.01.2002 insofern vereinfacht, als dass der Arbeitnehmer diesen nur für die ersten 3 Monate einzeln nachweisen muss. Anschließend können die entstandenen Kosten für den gesamten Veranlagungszeitraum als Werbungskosten angegeben werden. Zur Erbringung des Nachweises muss sowohl der Tag, an dem das Gespräch stattgefunden hat wie auch die Gebühren, die Dauer des Gesprächs, der Gesprächsteilnehmer sowie dessen Ort angegeben werden. Wird kein korrekter Nachweis erbracht, so können lediglich 20 Prozent der Werbungskosten bis zu einem Maximalbetrag von 20 Euro anerkannt werden. Zu den Telefonkosten gehören nicht nur die reinen Gesprächskosten, sondern auch Aufwendungen für Anschlussgebühren, Grundgebühren und die verwendeten Geräte. Dagegen können bei einer Erstattung durch den Arbeitgeber lediglich die Gesprächsgebühren berücksichtigt werden.

Praxistipp: Übernimmt der Arbeitgeber die Telefonkosten, so empfiehlt sich ein Zweitanschluss, von dem aus eine private Nutzung untersagt wird. In diesem Fall kann der Arbeitgeber die kompletten Telefonkosten erstatten.