Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Zu den Unterlagen, die von Steuerpflichtigen im Rahmen der Aufbewahrungspflicht geordnet aufzubewahren sind, gehören Bücher und Aufzeichnungen ebenso wie Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und zu deren Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen. Auch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe, alle Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, die von Bedeutung für die Besteuerung sind, unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Die genannten Unterlagen dürfen - mit Ausnahme von Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüssen - auch auf Bildträgern oder auf einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, sofern das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gerecht wird und gewährleistet ist, dass die Wiedergabe beziehungsweise die Daten bildlich mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie den Buchungsbelegen übereinstimmen; bei den anderen Unterlagen muss eine inhaltliche Übereinstimmung sichergestellt sein. Außerdem haben die Unterlagen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar zu sein und müssen ein unverzügliches Lesbarmachen und eine maschinelle Auswertung erlauben. Bücher und Aufzeichnungen, Lageberichte, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gilt eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht. Für den Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils der Zeitpunkt der letzten Eintragung in die betreffende Geschäftsunterlage maßgeblich oder der Entstehung des Beleges; die Frist beginnt jeweils mit Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Aufzeichnung erfolgte beziehungsweise der betreffende Buchungsbeleg entstanden ist.