Eine rechtlich verbindliche Definition gibt es beim Erhaltungsaufwand gibt es nicht. Üblicherweise werden darunter alle Aufwendungen verstanden, die für die Erhaltung oder Wiederherstellung der Gebrauchsfähigkeit eines Gegenstandes oder einer Immobilie aufgebracht werden müssen. Damit ergeben sich beim Erhaltungsaufwand zwei Teilgebiete: die Kosten der Instandhaltung und die Kosten der Instandsetzung.
Von einem Erhaltungsaufwand ist danach nur dann zu sprechen, wenn lediglich Teile eines Gebäudes oder eines Gegenstandes ausgetauscht werden, um dessen Funktionalität zu erhalten. Eine Veränderung oder Erweiterung der Nutzbarkeit darf damit nicht verbunden sein, was gleichzeitig die Abgrenzung zur Modernisierung darstellt. Dieser Auffassung ist auch das EStR. Außerdem ergibt sich diese Abgrenzung aus den Definitionen der Anschaffungskosten und Herstellungskosten, die im Paragrafen 255 des Handelsgesetzbuches nachgelesen werden können.
Ein markantes Merkmal beim Erhaltungsaufwand ist, dass er regelmäßig auftritt. Beim Erhaltungsaufwand bei vermieteten Immobilien gibt es die Besonderheit, dass ein Teil der Kosten auf die Mieter über die Betriebskosten umgelegt werden kann. Eine weitere Besonderheit ergibt sich bei den Kosten, die nach dem Erwerb einer Immobilie für die Herstellung der Fähigkeit zum Gebrauch entstehen. Sie werden den Anschaffungskosten zugerechnet. Ansonsten ist der Erhaltungsaufwand ein Bestandteil der Betriebsausgaben, die den Gewinn und damit auch die zu tragende Steuerlast reduzieren.

Praxistipp: Aufpassen heißt es bei dem Erhaltungsaufwand, der innerhalb von drei Jahren nach einem Immobilienerwerb anfallen. Diesen kann man geltend machen, wenn der Nachweis erbracht werden kann, dass das Gebäude schon vorher 'betriebsbereit' gewesen ist.