Bilden mehrere Arbeitnehmer für ihren täglichen Arbeitsweg eine Fahrgemeinschaft, so kann jeder von ihnen in seiner Steuererklärung die vollständige Entfernungspauschale geltend machen. Dasselbe trifft auch zu, wenn Ehegatten zusammen im selben Auto zu ihrer Arbeitsstätte fahren. Die Berechnung der Entfernungspauschale erfolgt anhand der Entfernung von der Wohnung zur täglichen Arbeitsstätte. Maßgeblich ist jeweils die kürzeste Straßenverbindung, das heißt, etwaige Umwege zum Abholen von Mitfahrern können steuerlich nicht berücksichtigt werden. Bei der Teilnahme an Fahrgemeinschaften gilt die Kostendeckelung, sodass die Entfernungspauschale auf maximal 4.500 Euro pro Jahr begrenzt ist. Ausnahmen bilden diejenigen Tage, an denen der Steuerpflichtige sein eigenes oder ein ihm zur Nutzung überlassenes Fahrzeug für die Fahrgemeinschaft nutzt; für diese Fälle gilt die Beschränkung nicht. Die insgesamt anzusetzende Entfernungspauschale ergibt sich jeweils als Summe aus den Entfernungspauschalen für die Tage, die als Mitfahrer beziehungsweise als Selbstfahrer absolviert wurden.
Besteht eine Fahrgemeinschaft beispielsweise aus drei Arbeitnehmern und beträgt die Entfernung zwischen Wohn- und Arbeitsort bei jedem von ihnen 80 Kilometer, so ergibt sich bei 210 Arbeitstagen im Jahr folgende Rechnung, falls jeder der drei Arbeitnehmer an 70 Arbeitstagen sein eigenes Fahrzeug benutzt hat: Da die Teilnehmer der Fahrgemeinschaft jeweils an 140 Tagen nicht das eigene Fahrzeug benutzten, errechnet sich für die Mitfahrten bei den anderen beiden Arbeitnehmern jeweils eine Entfernungspauschale von 3.360 Euro (140 x 80 x 0,30 Euro). Da diese Pauschale unterhalb des Höchstbetrages von 4.500 Euro liegt, greift die Kostendeckelung hier nicht und der Gesamtbetrag kann ungekürzt zum Ansatz gebracht werden. Im nächsten Schritt ist die Entfernungspauschale für die 70 Tage zu berechnen, an denen das eigene Fahrzeug genutzt wurde. Die Rechnung lautet in diesem Fall 70 x 80 x 0,30 Euro = 1.680 Euro. Addiert man die Entfernungspauschalen für die Mitfahrten und für die Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug, so ergibt sich ein Gesamtbetrag von 5.040 Euro, der als Werbungskosten abgezogen werden kann.
