Durch die Entfernungspauschale werden die Kosten abgegolten, die einem Arbeitnehmer für die Fahrten von seiner Wohnung zur täglichen Arbeitsstätte und zurück entstehen. Vor diesem Hintergrund wird die Entfernungspauschale umgangssprachlich oft auch als 'Pendlerpauschale' bezeichnet. Im Rahmen der Steuererklärung ist die Entfernungspauschale als Bestandteil der Werbungskosten bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit zu berücksichtigen. Der Ansatz der Entfernungspauschale erfolgt grundsätzlich unabhängig davon, welches Verkehrsmittel der Steuerpflichtige benutzt. Folglich dürfen auch diejenigen Arbeitnehmer die Entfernungspauschale als Werbungskosten ansetzen, die täglich zu Fuß oder per Fahrrad zur Arbeit kommen. Für Wege zu derselben regelmäßigen Arbeitsstätte kann die Entfernungspauschale nur einmal pro Arbeitstag angesetzt werden. Zusätzliche Fahrtkosten, die beispielsweise dadurch entstehen, dass ein Arbeitnehmer während der Mittagspause nach Hause fährt und später wieder an seine Arbeitsstätte zurückkehrt, können steuerlich nicht berücksichtigt werden.
Für alle Fälle, in denen der Weg zwischen der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte zu Fuß, per Fahrrad beziehungsweise mit einem Moped, Motorroller oder Motorrad zurückgelegt wird, ist die anzusetzende Entfernungspauschale auf höchstens 4.500 Euro pro Kalenderjahr begrenzt (sogenannte Kostendeckelung). Diese Begrenzung gilt auch, wenn die Strecke im Rahmen einer Fahrgemeinschaft per Pkw zurückgelegt wird, und zwar für jene Tage, an denen der Steuerpflichtige nicht seinen eigenen oder einen ihm zur Nutzung überlassenen Wagen für die Fahrgemeinschaft einsetzt. Bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ist die Entfernungspauschale ebenfalls auf 4.500 Euro p. a. begrenzt, es sei denn, der Arbeitnehmer kann höhere Aufwendungen nachweisen oder glaubhaft machen. Nutzt der Arbeitnehmer für den Arbeitsweg einen eigenen oder einen ihm zur Nutzung überlassenen Pkw, dann gilt die Begrenzung auf 4.500 Euro nicht. Nachzuweisen oder glaubhaft zu machen ist dann lediglich, dass der Arbeitsweg mit dem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw zurückgelegt wurde, während ein Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen nicht erforderlich ist, um gegebenenfalls - bei entsprechend langem Fahrtweg - einen höheren Betrag als 4.500 Euro jährlich anzusetzen. Pro Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte - also nicht für die gesamte tägliche Wegstrecke, die bei gleichem Hin- und Rückweg das Doppelte beträgt - dürfen 0,30 Euro als Entfernungspauschale angesetzt werden. Damit errechnet sich die gesamte Entfernungspauschale für ein Kalenderjahr durch Multiplikation des Betrages von 0,30 Euro mit der Zahl der vollen Entfernungskilometer sowie mit der Zahl der Arbeitstage im Jahr.
Bis zum 31.12.2003 war die Entfernungspauschale in den vorstehend genannten Fällen auf 5.112 Euro im Jahr begrenzt und betrug jeweils für die ersten 10 Entfernungskilometer 0,36 Euro, für alle Entfernungskilometer darüber hinaus jeweils 0,40 Euro pro Kilometer. Seit dem 01.01.2004 gilt die reduzierte einheitliche Pauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer; zugleich wurde die Kostendeckelung von 5.112 Euro auf 4.500 Euro gesenkt. Ab 01.01.2007 konnten Aufwendungen für den täglichen Arbeitsweg nur noch von Fernpendlern ab dem 21. Entfernungskilometer mit 0,30 EUR pro Entfernungskilometer geltend gemacht werden. Nach einer entsprechenden Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts wird jedoch rückwirkend ab 01.01.2007 wieder die bis 2006 geltende Gesetzeslage fortgeführt; Details dazu finden sich in einem BMF-Schreiben vom 31.08.2009.
Praxistipp: Für die Berechnung der Entfernungspauschale ist jeweils die kürzeste Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zugrunde zu legen. Allerdings akzeptiert der Fiskus auch eine auf einer längeren Wegstrecke basierende Entfernungspauschale, wenn der Steuerpflichtige dafür eine stichhaltige Begründung angibt. Eine solche Begründung kann beispielsweise sein, dass die tatsächlich genutzte Strecke nicht nur länger, sondern auch verkehrsgünstiger ist und somit im Vergleich zur kürzesten Strecke zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.
