Wenn Arbeitnehmer im Rahmen einer üblichen Betriebsveranstaltung Zuwendungen bekommen, so sind diese meist steuerfrei. Bedingungen dafür sind, dass die Zuwendungen im Interesse des Arbeitgebers liegen und die Veranstaltung prinzipiell allen Mitarbeitern offensteht. Hierbei kann allerdings eine Einschränkung getroffen werden, denn es reicht aus, wenn auch nur alle Mitglieder einer bestimmten Organisationseinheit (Abteilung, Projektgruppe, etc.) die Veranstaltung besuchen können.
Kriterien dafür, ob eine Veranstaltung üblich ist, sind ihre Häufigkeit, Regelmäßigkeit, Dauer und Ausstattung. Klassische Beispiele für eine übliche Betriebsveranstaltung sind betriebliche Ausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläen. Explizit ausgeklammert sind Arbeitsessen und Verabschiedungen. Dies sind keine üblichen Veranstaltungen. Hierbei erhaltene Zuwendungen werden deshalb wie steuerpflichtiger Lohn behandelt.
Ein Arbeitnehmer darf jährlich an zwei üblichen Veranstaltungen steuerfrei teilnehmen. Ist die Zahl der Teilnahmen höher, kann es zu Steuerfolgen kommen. Zuwendungen, die ihm dabei klassischerweise zuteil werden können, sind Speisen, Getränke, Zigaretten und weitere Tabakwaren, Süßigkeiten, ein Fahrtkostenersatz sowie Geschenke ohne bleibenden Wert und etwaige Kosten, die ihm durch die Organisation der Veranstaltung entstanden sein könnten. Zu beachten ist allerdings, dass der Gesamtwert der Zuwendungen inklusive Umsatzsteuer den Betrag von 110 Euro pro Teilnehmer nicht überschreiten darf. Diese Summe ist eine Freigrenze: Das heißt, sollte sie überschritten werden, tritt eine Steuerpflicht für alle Aufwendungen der Veranstaltung ein.

Praxistipp: Sollte die Veranstaltung nur für eine Leistungsebene gedacht sein, handelt es sich um keine Betriebsveranstaltung. Die angefallenen Aufwendungen können in diesem Fall nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.