Nach der Definition handelt es sich um eine Dienstreise, wenn berufliche Gründe dafür verantwortlich sind, dass man zeitweise nicht in einer regulär im Arbeitsvertrag benannten Arbeitsstätte tätig wird. Bei Lehrern sind das zum Beispiel die Klassenfahrten. Auch der Besuch von Fachmessen oder Weiterbildungen in anderen Städten sind häufige Anlässe für eine Dienstreise. Seit den Änderungen zum Steuerrecht im Jahr 2008 werden die Dienstreise, die Fahrtätigkeit und die Einsatzwechseltätigkeit nicht mehr differenziert, sondern unter dem Sammelbegriff 'beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit' geführt.
Welche Kosten für Dienstreisen vom Arbeitgeber übernommen werden, das hängt von den jeweiligen Tarifverträgen sowie den Regelungen im individuellen Arbeitsvertrag ab. Für Soldaten, Beamte und andere Beschäftigte des Öffentlichen Dienstes wird das Bundesreisekostengesetz zugrunde gelegt, zu dem es in den einzelnen Bundesländern eigene Durchführungsbestimmungen gibt.
Interessant bei den Dienstreisen ist ein Urteil des Bundesfinanzhofs von September 2009. Unter dem Aktenzeichen GRS 1/06 wurde das 'Aufteilungsverbot' für rechtswidrig erklärt, das vom Fiskus vorher auf Reisen angewendet wurde, die sowohl privat als auch dienstlich veranlasst waren. Damit wurde die Anwendbarkeit des Paragrafen 12 des deutschen Einkommenssteuergesetzes eingeschränkt.
Bei Dienstreisen können verschiedene Arten von Kosten anfallen. Werden sie vom Arbeitgeber nicht erstattet, können die Kosten der An- und Abreise, die Übernachtungskosten sowie die Mehraufwendungen für die Verpflegung und Kommunikation steuerlich als berufsbedingte Aufwendungen geltend gemacht werden und verringern so das zu versteuernde Einkommen.
Bei Fahrtätigkeit sollte man genau schauen, ob sich der Einzelnachweis der Kosten lohnt, oder ob man mit den Pauschalen in Abhängigkeit von den Stunden der Abwesenheit nicht besser wegkommt, zumal man sich noch jede Menge Arbeit bei der Erfassung von Einzelbelegen erspart.