Um den privaten Nutzungsanteil bei einem betrieblichen Fahrzeug zu ermitteln, muss ein Fahrtenbuch geführt werden, sofern nicht der geldwerte Vorteil pauschal nach der Ein-Prozent-Methode berechnet wird. Im Fahrtenbuch müssen zu jeder einzelnen beruflich veranlassten oder betrieblichen Fahrt das Datum, die Kilometerstände bei Fahrtbeginn und -ende, das Reiseziel sowie - bei Umwegen - die Reiseroute, der Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner genannt werden. Bei Privatfahrten genügt es dagegen, jeweils die Kilometerangaben zu vermerken. Auch bei Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurück reicht ein kurzer Vermerk aus. Statt eines Fahrtenbuches darf auch ein Fahrtenschreiber verwendet werden, sofern mit dessen Hilfe die gleichen Erkenntnisse gewonnen werden können.

Praxistipp: Fahrtenbücher können auch mithilfe von Computerprogrammen erstellt werden. Bedingung ist, dass eine nachträgliche Änderung der ursprünglichen Eingabedaten ausgeschlossen ist beziehungsweise dass eine solche Änderung in der Datei dokumentiert wird. Sämtliche erforderlichen Angaben sind zeitnah ins Fahrtenbuch einzutragen; nachträgliche Eintragungen akzeptiert das Finanzamt nicht.