Eine Geschäftsreise liegt immer dann vor, wenn ein Unternehmer für einen bestimmten Zeitraum auswärtig tätig ist. Alle Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen, werden als Betriebsausgaben gewertet. Für Fahrtkosten kann der gesamte durch einen Beleg nachgewiesene Betrag berücksichtigt werden, wobei auch ein Vorsteuerabzug möglich ist. Für den Fall, dass die Fahrt mit einem privaten Fahrzeug durchgeführt wird, gelten die hierfür vorgesehenen Kilometersätze. Diese betragen pro gefahrenen Kilometer 0,30 Euro. Für die während einer Geschäftsreise benötigte Verpflegung können dagegen lediglich Pauschalsätze in Anspruch genommen werden. Dabei richtet sich die Höhe nach der Dauer der Abwesenheit von der privaten Wohnung. Beträgt diese mehr als 24 Stunden, gilt ein pauschaler Satz von 24 Euro. Bei einem Zeitraum zwischen 14 und 24 Stunden beträgt der Pauschalbetrag 12 Euro und bei einer auswärtigen Tätigkeit zwischen 8 und 14 Stunden 6 Euro. Die Kosten für eine Übernachtung können bei Vorlage eines Beleges in tatsächlicher Höhe zu den Betriebsausgaben gerechnet werden.
Alle Kosten, die nicht zu den genannten Aufwendungen gehören zählen zu den Reisenebenkosten. Dies können beispielsweise Aufwendungen für die Gepäckbeförderung oder auch erhöhte Kosten für die Telekommunikation sein. Auch die durch einen Verkehrsunfall entstandenen Kosten zählen zu den Reisenebenkosten.

Praxistipp: Ist für die Geschäftsreise eine Begleitung wie zum Beispiel eine Sekretärin erforderlich, dann zählen deren Reisekosten ebenfalls zu den Betriebsausgaben.