Als Reisekosten können steuerlich die Kosten für Fahrten, Verpflegung oder Übernachtung sowie Reisenebenkosten berücksichtigt werden, wenn diese durch eine auswärtige Tätigkeit entstehen, die zumindest so gut wie ausschließlich aufgrund einer beruflichen Veranlassung erfolgt. Derartige Kosten können als Betriebsausgaben oder - bei Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit, sofern die Kosten nicht vom Arbeitgeber übernommen werden - als Werbungskosten abgezogen werden. Voraussetzung für eine steuerliche Berücksichtigung von Reisekosten ist, dass diese durch das Arbeits- beziehungsweise Dienstverhältnis veranlasst sind. Das beispielsweise für Dienstreisen, aber auch für Fahr- oder Einsatzwechseltätigkeiten, bei denen Reisekosten anfallen. Als Fahrtkosten können bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel die tatsächlichen Kosten angesetzt werden; bei Nutzung des privaten Fahrzeugs kann dagegen der pauschale oder individuelle Kilometersatz angewandt werden. Bei den Übernachtungskosten ist ein Nachweis der tatsächlichen Kosten durch entsprechende Belege notwendig; alternativ ist auch der Ansatz von Übernachtungspauschbeträgen möglich. Verpflegungskosten können nur im Rahmen von Verpflegungspauschalen angesetzt werden. Reisenebenkosten sind alle durch eine Reise entstandenen Kosten, die weder den Fahrt- noch den Verpflegungs- oder Übernachtungskosten zuzuordnen sind, beispielsweise Gepäckkosten, Aufwendungen für beruflich bedingte Ferngespräche und beruflichen Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber, Straßenbenutzungskosten wie Mautgebühren oder Fähr- und Parkplatzkosten sowie durch Verkehrsunfälle verursachte Kosten. Der Vorsteuerabzug von Reisekosten ist möglich, wenn der Arbeitgeber beziehungsweise Unternehmer Leistungsempfänger ist und eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt. Für Verpflegungspauschalen und Kilometergeld ist der Vorsteuerabzug jedoch nach wie vor ausgeschlossen.
Praxistipp: Dient eine Unternehmerreise auch touristischen Zwecken, so handelt es sich um eine verdeckte Gewinnausschüttung, falls das Unternehmen die Reisekosten übernimmt. Wenn aus privaten Gründen andere Personen auf eine Reise mitgenommen werden, die betrieblich veranlasst ist, können Unfallkosten, die den privat Mitreisenden während der Reise entstehen, nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
