Im Steuerrecht sind die Fahrtkosten ein Bestandteil der Reisekosten. Während bei den Reisekosten auch die Kosten von Verpflegung und Unterkunft mit einbezogen werden, umfassen die Fahrtkosten nur die eigentliche An- und Abreise. Dabei müssen die Ticketpreise für öffentliche Verkehrsmittel genauso anerkannt werden wie die Gebühren für eine Mitfahrzentrale oder die Kosten, die für die Fahrt mit dem eigenen Auto oder einem Mietwagen aufgewendet werden müssen. Steuerrechtlich besteht hier die Wahl zwischen dem Nachweis der tatsächlichen Kosten und der Anwendung einer Kilometerpauschale.
Bei einem abhängig beschäftigten Arbeitnehmer mindern die Fahrtkosten unmittelbar das zu versteuernde Einkommen, wobei allerdings die besonderen Regelungen zur Pendlerpauschale zu beachten sind. Auch können Fahrtkosten dann nicht steuerlich geltend gemacht werden, wenn eine Erstattung der Aufwendungen durch den Arbeitgeber erfolgt. Auf diese Erstattungen werden keine Einkommenssteuer und auch keine Beiträge zur Sozialversicherung erhoben. Bei einer Einsatzwechseltätigkeit ist eine Bestätigung der Einsatzorte mit konkreten Daten durch den Arbeitgeber mit der Einkommenssteuererklärung mit einzureichen.
Beim selbstständigen Unternehmer mindern die Fahrtkosten den zu versteuernden Gewinn. Sie werden als eine Unterposition in den Betriebsausgaben berücksichtigt. Auch hier wahlweise ein konkreter Nachweis der aufgelaufenen Kosten oder alternativ der Ansatz einer Kilometerpauschale über ein Fahrtenbuch möglich.
Wer ein Fahrzeug hat, das wenig Sprit verbraucht und für das auch keine Reparaturkosten anfallen, für den könnte die Kilometerpauschale bei den Fahrtkosten lohnenswerter sein. Die Zeit für eine Vergleichsrechnung sollte man sich deshalb nehmen.